服装理单跟单的工作内容

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服装理单跟单的工作内容

服装理单跟单广泛存在于服装贸易公司和服装生产企业(尤其是订单型服装生产 企业)。翻阅报纸杂志,或点击人才交流的网站, 我们会发现,“理单”、 “跟单”已成为热 门岗位。但服装理单跟单到底是什么职业, 人们却知之甚少,通常, 人们误认为服装理 单与跟单是同一种工作, 其实服装理单与跟单并不相同。

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服装理单一般是指接到服装订单(尤其是出口服装订单)的贸易公司或生产企业 依据客户对服装产品的要求, 用文字、图表等方式准确、规范地整理、制作出指导服装产品生产的详细文本。服装跟单则是服装生产企业的业务部门严格按照理单文本全 程地跟踪、配合具体加工部门完成订单并顺利出货的过程。

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服装理单跟单有广义和狭义之分。广义的服装理单跟单包括内销服装和外销服 装的理单跟单, 狭义的服装理单跟单则是专指外销(严格意义上讲应为“外贸” , 但考虑 到本书内容主要针对生产型企业, 因而以“外销”为主)服装理单跟单。

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服装理单的作用和目的

1 .规范客户要求

为使订单顺利完成, 理单员必须把客户的要求严格按照加工 要求和流程在订单中清晰、充分地体现。在接到国外订单时, 如果客户对所需服装 产品的要求不明确、模棱两可, 理单员同样需要把其要求规范化, 以防止事后发生 纠纷; 如果客户对产品有明确要求, 但由于地域、文化、习俗的差异, 其产品要求 的表述形式不同, 理单时必须把客户不同的表述形式规范为符合生产企业加工要求的标准。  

2 .理单文本是核对订单的依据

客户常常会在订单具体加工的过程中提出加 工或其他方面的调整, 如果客户的调整要求增加了加工难度, 依据理单文本可以合理 地要求客户提高加工价格。

3 .为服装跟单提供最直接的验货依据

在不违反出口条例的相关规定之下, 客 户的标准在一定程度上就是“出口标准” , 因此, 理单文本成为跟单员检验产品的重要依据。
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服装跟单的作用

1 .对订单的具体实施

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服装跟单的主要作用是依据理单文本督促生产企业准确 及时地完成客户的订单, 是对理单文本的具体实施。

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2 .确保达到客户的要求

理单文本为生产确立了工艺、质量、周期等各方面的 要求, 但各生产环节是否能够达到以及如何达到该要求,需要跟单来全程跟踪、配合加 工部门。

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3 .协调上下游环节关系

订单质量的保证促进了生产企业与客户、贸易公司之 间的融洽关系, 在一定程度上还起到巩固客源的作用。

服装理单的基本业务程序

随着服装贸易的日趋成熟化, 服装业务分工也越来越细、越来越明确, 各个公司对 服装理单业务有不同的分工, 但其基本程序都包括初期理单和终期理单两个方面。

1 .初期理单

(1)询价、报价: 顾名思义,即与客户就价格进行询问、申报。询价与报价工作随企 业的规模与性质而相应变化, 规模大的订单型企业一般设有单独的询价、报价部门, 由 外贸业务员来承担其工作内容。

(2)翻译、整理客户原始资料: 服装理单员不但要是一名好的“翻译员” , 还必须把 这些原始资料整理、规范为符合生产所要求的资料、数据。

(3)联络客户:服装理单员不仅仅要做到与客户保持联络、等候接受订单, 而要主 动地进行业务开拓, 对客户进行推销跟进,力争达成订单。

(4)确认样衣:根据客户的订单要求确认样衣的款式、面料等细节。同时可以推销 企业的新产品样, 提供相关的咨询意见,以达成更多的订单。

(5)制作订单工艺文本:把客户的原始资料和其他技术要求等整理完毕后, 制作成 符合加工要求的、规范完整的工艺文本。

(6)指导跟单员把握订单质量:虽然服装大货(是指一个订单生产要求确定后, 按 工艺文件大批生产该产品)质量的把握由服装跟单员来完成, 但是理单员与客户的接 触相对频繁, 更加了解客户的心理,对不同客户的产品质量要求把握得更加准确, 所以 理单员应提供给跟单员相关的客户信息及不同客户的特殊要求等, 指导跟单员有针对 性地把好产品质量关。

2 .终期理单

(1)陪同客户验货:验货通常有客户公司验货和委托专业验货公司验货两种方式。 如果是客户公司验货, 由于理单员与客户相对比较熟悉, 则由理单员和跟单员一起陪 同客户验货较妥。

(2)指导相关部门做好出货工作:客户验货完毕后, 如果验货合格同意出货, 则要 衔接其他部门做好货物的报关、装运及货款结汇等后续工作;如果验货不合格, 则要妥 善安排生产企业翻仓(开箱重新返工) , 与客户协商推迟交货, 并及时衔接其他部门另 排船期或安排空运等事宜。

服装跟单的基本业务程序

服装跟单工作是服装生产企业的中心与生命线。服装跟单的业务也是依据企业 的规模与性质而有所不同。一般可分为前期跟单、中期跟单和后期跟单三个阶段。

1 .前期跟单

(1)熟悉订单工艺文本:服装跟单员充分围绕订单工作, 因此必须熟悉、掌握理单 的订单工艺文本内容, 保证每一道加工工序顺利进行。

(2)评估生产企业:对生产企业的性质、生产类型、生产能力、生产管理状况等作全 面的了解, 并提出反馈意见给理单员。跟单员的评估意见是理单员选择、确定是否由 该企业承接订单的依据, 是订单得以顺利操作的保障。

(3)指导样衣生产:样衣制作的质量和速度直接影响客户能否最终下订单。有时 客户下订单的时间比较仓促, 此时有效地指导样衣生产才能保证得到订单; 但如果样 衣的确认反复出现错误会导致客户另寻合作伙伴。

(4)检验大货面、辅料: 服装跟单员对服装面、辅料的检验是前期跟单中一个非常 重要的环节, 面、辅料的质量将直接影响大货的品质。

(5)交寄产品样衣:在完成订单过程中需要给客户寄款式样、产前样、广告样、船样等各类样衣。

(6)制定大货生产工艺文本:依据订单工艺文本制定符合企业的大货生产工艺文 本, 按照订单要求细化每一道加工工序, 严格指导服装产品的生产, 以达到客户的 要求。

2 .中期跟单

(1)半成品检验: 大货生产期间进行不定期的跟踪抽查, 对加工部门进行中期 评估。

(2)确认生产进展情况: 在服装产品投入生产后, 要求跟单员进行生产进程的评 估, 合理有序地安排生产时间,从而保证能按照合同交货日期出货。

(3)中期报告:跟单员每一次在加工部门所发现的有关产品质量和其他需要改正的问题都必须做出书面报告, 由生产部门主管和跟单员同时签字后存档, 以作跟单员 中期查货和加工企业修改生产细节的依据。

3 .后期跟单

(1)确认出货时间: 一般在出货前一星期, 跟单员必须对订单的交货日期进行评 估。如果出现交货日期紧张的情况, 首先要通知理单员做好推迟交货的准备, 同时敦 促加工部门通过多种途径(延长劳动时间或者增加加工人员)赶货。

(2)陪同客户验货:跟单员对大货情况非常熟悉, 因而验货时通常要跟单员陪同, 尤其当客户委托专业验货公司进行验货时, 必须由跟单员陪同。

(3)整理装箱单:通常最终出货的数量会与订单数量有出入, 这种情况下, 首先要 核对订单资料中客户是否允许数量溢缺, 然后把出货产品的最终总体积、总重量等数 据报给理单员(若为出口服装产品还需整理相关数据资料以备报关) , 并把最终装箱单 上交理单员存档。

(4)后期总结报告:跟单员必须做出书面验货报告上交理单员, 并需要跟单员和生 产企业的法人代表或委托代表签字。后期跟单总结报告是跟单员对订单执行情况的 总体评价。

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服装理单与服装跟单的关系

服装理单与服装跟单的关系密不可分。服装理单指导服装跟单, 服装跟单依据理 单文本执行。服装理单员按照客户要求把服装产品相关细节在工艺文件中表达准确、 清楚; 服装跟单员依据理单员的工艺文件, 严格把关, 按照客户要求检验, 保证加工部 门顺利、按时地出货。服装理单跟单两项业务相辅相成,缺一不可。