四、理单跟单员的文件整理及归档 在日常的工作中,为了便于同客户之间的交流、沟通,同时,也为了规范企业内部对订单合同资料的管理制度,通常情况下理单跟单员在订单合同的操作过程中,对于客户合同的包装资料或修改件资料,要及时同相关人员进行联系并做好订单合同的资料整理、更新、归档工作。
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1. 建立客户档案文件 客户档案文件资料的建立,便于服装理单跟单员在日常工作中同客户之间的联系,及时了解客户的市场需求和采购意向。方便服装理单跟单员能及时地处理客户的投诉或建议,便于服装理单跟单员做好客户服务工作,提高服务质量和服务意识。
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2. 订单号编制技巧 订单号的编制是服装理单跟单员必须要掌握的内容,订单号通常有客户订单号和外贸公司内部订单号之分。一般情况下,订单号是不重复的,也就是说在合同签订的过程中订单号确定后不能轻易修改。相应的包装辅料文件资料都会使用这个订单号作为标志,这样的目的是为了方便查阅,区分不同的订单合同,对号入座避免混淆。 订单号的编制方法有很多,通常由字母和数字组成,用字母表示不同的客户用数字表示同一客户的不同订单,有的时候也直接使用客户的订单合同号来标志订单。
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3. 服装款式号的编制 (1)纯数字编号:订单号编号全部采用阿拉伯数字组成。 (2)字母和数字组合编号:订单号编号由英文字母和阿拉伯数字组成。 (3)按年份、四季、分款式、颜色代码组而成编号:下面是某服装企业按照年份、四季、分款式、颜色代码组而成的服装货号。第1、第2 位数字代表年份代码,第3、第4位数字代表四季代码,第4、第5 位数字代表款式代码,第6、第7 位数字代表颜色代码,第8 位数字代表尺寸代码。
0 S2 q. H/ l& c( {: i (4)尺寸代码编号:尺寸代码可以用正常的XXS、XS、S、M、L、XL、XXL 作为代码。
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4. 文件资料的归档 为了便于服装理单跟单员工作的有序进行,服装理单跟单员在工作中进行相关订单文件资料的存放,查阅时通常会把文件资料打印出来一份,把订单合同文件资料放在相应的资料文件夹内,同时资料文件夹要有标志,注明客户的名称和订单合同编号。在以后的工作中,还要将相应的订单合同的包装资料或修改件资料进行归档。服装理单跟单员应及时做好原始订单合同资料的整理归档工作。 |